Vorsicht bei nachträglichen Änderungen der Vergabeunterlagen durch den Auftraggeber – Hinweise und Fristverlängerung?

Die Vergabekammer des Bundes hatte sich mit einer vom Auftraggeber vorgenommenen Änderung der Vergabeunterlagen zu befassen (Beschluss vom 18.1.2019 – Aktenzeichen VK 1-113/18). Bei „zusätzlichen Informationen“ und „wesentlichen Änderungen“ der Vergabeunterlagen müssen die Angebotsfristen „in einem angemessenen Verhältnis zur Bedeutung der Information oder Änderung stehen“, sofern die Information oder Änderung „für die Erstellung des Angebots nicht „unerheblich“ sind. Streit kann damit darüber entstehen, ob zusätzliche Informationen oder Änderungen „erheblich“ sind. Der Auftraggeber sollte sich daher zur Absicherung für klare „zusätzliche Informationen“ und „angemessene Fristsetzungen“ entscheiden. Die Risiken unterlassener und nicht angemessener Fristsetzung sind erheblich – lieber eine großzügigere Frist als ein Nachprüfungsverfahren der Vergabekammer. Immerhin zeigt die Entscheidung auch, dass der Auftraggeber erforderliche nachträgliche Informationen oder Änderungen der Vergabeunterlagen vor Ablauf der Angebotsfrist nicht nur zur Klarstellung vornehmen kann.

Vergabekammer des Bundes, Beschl. v. 18.01.2019 - VK 1 – 113-18 - Rahmenverträge für Maßnahmen zur Aktivierung und beruflichen Eingliederung nach § 45 Abs. 1 S. 1 Nr. 1, 2 und 3 SGB III - §§ 20 III, 57 VgV – Änderung der Vergabeunterlagen durch den Auftraggeber vor Ablauf der Angebotsfrist – Mitteilung der Änderung an die Bieter (Änderung des Fragen- und Antwortenkatalogs)– erforderlicher Austausch der 1. Version durch eine 2. aktuelle Version der Vergabeunterlagen – Angebote nur mit Verwendung der aktuellen 2. Version und der Formulierung statt „Anzahl zu vergütende Tagespauschalen (maximal)“ nunmehr der „Angebotspreis Tagespauschale je Teilnehmer (brutto in Euro)“ – fehlerhafte Abgabe des Angebots mit nicht mehr aktueller 1. Version – Ausschluss wegen Abänderung der Vergabeunterlagen – keine Fristverlängerung nach § 20 III Nr. 1 (keine „zusätzlichen Informationen“) bzw. Nr. 2 (keine „wesentliche Änderung“ an den Vergabeunterlagen) VgV: „Nach Erwägungsgrund 81 der RL 2014/24/EU sind als wesentliche Änderungen solche „Änderungen – insbesondere der technischen Spezifikationen – zu verstehen ... bei denen die Wirtschaftsteilnehmer für die Erfassung und die entsprechende Reaktion zusätzliche Zeit benötigen [...]“.Maßgeblich kommt es also darauf an, ob sich für den Bieter überraschende neue Umstände ergeben, die zeitaufwändige Maßnahmen erfordern, weil sie in einem ersten Schritt wahrgenommen werden müssen und sodann verarbeitet werden müssen, z.B. im Rahmen einer erneuten Kalkulation des Angebotes in Anpassung an die geänderten Bedingungen.“ – hier nicht er Fall – auch kein Verstoß gegen Transparenzgebot nach § 97 I GWB.