Nutzen des Vergabeprofi

Wichtige Fragen und Antworten

Wichtige Fragen:
Was bringt das System Vergabeprofi®?
Warum sollte es eingesetzt werden?
Welche Vorteile bringt das System?
Was kostet den Staat ein Vergabeverfahren?
Welchen positiven Effekte hat das System?

Wie können Fehler durch das System vermieden werden ?

Einige Thesen:
Vergabeverfahren sind zeitaufwändig.
Das Personal ist knapp. Reserven ergeben sich folglich nur durch Rationalisierung der Vorgänge.
Aufwand und Kosten sind hoch !
Sie sind meist nicht erfaßt und nicht erkannt !
Beispiel: Für ein Kleines Vergabeverfahren eines/r geübten Bearbeiters/in wird ohne den Vergabeprofi® schätzungsweise folgende Zeit aufzuwenden sein - Beschaffung von 6 Druckern HP-Laserjet neue Version:

Das entspricht einem Bearbeitungszeitaufwand von knapp 3 Stunden = ca. 300 EUro bei ca. 100 Euro pro Stunde (einschließlich der Kosten des Arbeitsplatzes - grobe Schätzung).

Wenn diese Zeit durch ein unterstützendes System um 50 % verkürzt wird = 85 Minuten, so ergibt sich eine Ersparnis bei dem Ansatz einer Bearbeiterstunde von ca. 100 Euro von ca. 150.- Euro pro Vorgang.
Daneben ergibt sich ein zusätzlicher Effekt durch sichere Handhabung des Verfahrens und die kürzere Prüfungszeit für interne Revisionen etc., der bei einer Verfahrenstransparenz zu beachten ist. Das ist ein entscheidender Faktor.

Bei einer entsprechenden Beschaffungsplanung als Bestandteil des Systems Vergabeprofi®, die ebenfalls Zeit verschlingt, werden sich diese positiven Effekte erheblich verstärken. Die Beschaffungsstelle wird durch das System zur Beschaffungsplanung angehalten.
Ferner werden Doppelarbeiten vermieden, Informationslücken der kooperierenden Abteilungen geschlossen - durch die Möglichkeit des jederzeitigen Zugriffs auf die erforderliche Information per Link sowie Hinweise, die die Bearbeitung begleiten.

Der erhebliche Aufwand wird in den Vergabestellen meist nicht erfaßt oder überhaupt nicht gesehen. Bei größeren Beschaffungen im nationalen Bereich sowie EU-Verfahren liegt die Bearbeitungszeit erheblich höher als bei sog. "Kleinen Verfahren". Z.B. für die Beschaffung von 200 Büroarbeitsplätzen dürften bei vorsichtiger Schätzung in etwa folgende Zeiten anfallen - ohne Einsatz des Vergabeprofi®:

Schritte eines nationalen Vergabeverfahrens - ohne Einsatz des Vergabeprofi® !

Damit fallen also bei einer/m Bearbeiter/in in der Beschaffungsstelle für ein relativ einfaches nationales Vergabeverfahren - ohne Berücksichtigung "Kleiner Verfahren" mit Freihändiger Vergabe - ca. 12 Stunden = geschätzter Aufwand 1250.- Euro - an, wenn der Vergabeprofi® nicht eingesetzt wird.

Bei diesem zeitlichen Mindestaufwand bleibt es allerdings nur unter der Voraussetzung, daß der/m Bearbeiter/in die Kenntnisse und Hilfen zur Verfügung stehen und die Bedarfsstelle ihr/m effektiv zuarbeitet. Die Bearbeitungszeit erhöht sich, wenn zusätzliche Rückfragen, Doppelarbeit etc. nicht vermieden werden - vor allem bei Informationslücken.
Ein einfaches nationales Vergabeverfahren dürfte daher ca. 1250.- Euro kosten, wenn es ordnungsgemäß durchgeführt wird. Fehlerhafte Vergabeverfahren führen allerdings zur Mehrarbeit sowie zu wirtschaftlich nachteiligem Einkauf - ohne Einsatz des Vergabeprofi® !
Wenn diese Kosten durch den Vergabeprofi® nur um 30 % reduziert werden, so ergibt sich pro Vorgang eine Einsparung von ca. 400.- Euro pro Verfahren. Bei 100 Verfahren pro Jahr sind Einssparungen von ca. 40.000 Euro denkbar.
Schätzt man den Einkaufsvorteil durch eine effektive Vergabe bei einem Auftrag von ca. 150.000 Euro - Wettbewerb auf der Basis einer entsprechenden Marktübersicht - auf nur ca. 10 % ein, so ergeben sich weitere Einsparungen von ca. 15.000 Euro pro Verfahren.

Handelt es sich um EU-Verfahren, so liegt der zeitliche Aufwand bei der doppelten zeit, nämlich mindestens bei geschätzten 30 Mehrstunden der Beschaffungsstelle, die sich noch dadurch verdreifachen, wenn die zeitliche Belastung der übrigen Stellen mitberechnet wird - Haushaltabteilung 3 Stunden

Das entspricht einem Aufwand von ca. 9.000 Euro und mehr je Verfahren.

In einzelnen Bereichen wie EDV-IT-Beschaffung oder auch Reinigungs- und Haustechnikleistungen liegt der Aufwand wesentlich höher. Hier können bis zu 300 Stunden pro Verfahren anfallen, was einem Aufwand von 30.000 Euro und mehr pro Verfahren entsprechen dürfte.

Nur durch eine Rationalisierung, ein unterstützendes System und schnell greifbare Muster, Begründungen, Hilfen und Informationen können diese Kosten erheblich reduziert werden. Der Effekt eines derartigen Systems bei informierten Mitarbeitern dürfte bei mindestens 50 % der ansonsten aufgewandten Zeit liegen.

Beispielsrechnung - ohne Einsatz des Vergabeprofi®:
Eine Beschaffungsstelle hat innerhalb eines Jahres folgende Beschaffungen durchzuführen:

Wenn der Einsatz eines unterstützenden Verfahrens wie dem Vergabeprofi® hier nur einen zeitlichen Einspareffekt von durchschnittlich 20 % erbringt, so liegt die mögliche Einsparung allein bei dem beispielhaft genannten Zeitaufwand bei ca. 30.000 Euro - ohne die weiteren Einsparungen durch qualifizierten Einkauf, unangreifbare Verfahren etc., die vom Auftragsvolumen etc. im Einzelfall abhängig ist. Daneben hat der Vergabeprofi® natürlich auch noch qualitative Effekte der Beschaffung - Wettbewerb, Transparenz, größere Effektivität etc. - zur Folge.

Vergabeprofi® + www.Vergabetip.de - die Kombination
Das System Vergabeprofi gekoppelt mit dem eingeschlossenen Vergabetip wird diese Einsparung leisten - allein durch die vorhandenen Muster, Begründungshilfen, Informationen, Hinweise, Organisationshilfen, greifbaren Texte und aktuellste Informationen, die man sich ansonsten nur mühselig einschließlich aktueller Texte zusammensuchen muß.

Sämtliche

• Muster sind abrufbar und für die Vergabeakte verwendbar,
• Begründungshilfen sind so gestaltet, daß sie auf den Einzelfall übertragen und angewandt werden können,
• Stichworte sind sofort greifbar,
• Checklists helfen weiter,
• Texte sind schnell greifbar - auch aus den einzelnen Mustern heraus,
• Abläufe sind dargestellt und dienen als Leitsystem durch das Vergabeverfahren von der Beschaffungsplanung bis zum Vergabevermerk und zur Abwicklungskontrolle,
• wesentlichen Fragen werden behandelt und sind mit praktischen Tips versehen.

Wichtig: Das System dient natürlich auch der Vermeidung von Überraschungen, Rügen und Vergabekammerverfahren.
Mit dem System wären im übrigen z.B. folgende Verfahren nicht gescheitert:
Flughafen Berlin - Befangenheit
Büromöbelfall - Besondere Anforderungen - Leistungsbeschreibung
Euro-Münzenfall - unkorrekter Test
BGH-Bauvorhaben - unzulässige Doppelwertung
etc.
Wenn das System richtig angewandt wird, können diese Fehler nicht gemacht werden.


Abschlußbemerkung:

Das System setzt im übrigen auf

• eine aktive Beschaffungsplanung
• die Neuorganisation der Beschaffung,
• auf die schon vorhandenen, bislang aber nicht genutzten Ressourcen: z. B. durch Verbesserung der internen Kommunikation und Einsicht in das Vergabeverfahren auch für die Bedarfsstellen, die wohl zu den schwierigen Stellen der Vergabestelle gehören
• und kooperative Teamarbeit, ohne die kein Beschaffungsvorgang erfolgreich durchgeführt werden kann. Das kommt in den zahlreichen Hinweisen auch z.B. für die Bedarfsstellen deutlich zum Ausdruck.

Hier wird Überzeugungsarbeit geleistet.

Die Kombination von Vergabeprofi® und dem aktuellen Vergabetip® ist daher ein sicherer Weg zum erfolgreichen Vergabeverfahren mit Kosten-, Zeit- und Aufwandersparnis - eine notwendige und wirtschaftlich sinnvolle Beschaffung.

Vergabeprofi® + www.Vergabetip.de:
Derzeit das einzige Voll-System zur Unterstützung der Vergabeverfahren.

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