Muster

• Bekanntmachung bzw. Aufforderung zur Angebotsabgabe - § 17 VOL/A
• Fehler, die bis jetzt gemacht worden sind, können später kaum mehr korrigiert werden - auch nicht durch eine Aufhebung des Verfahrens, da die Gründe für die Aufhebung bei Bekanntmachung/Aufforderung zur Abgabe eines Angebots nicht "vorhersehbar" sein dürfen !

• Identischer Ablauf ab hier für Öffentliche und Beschränkte Ausschreibung
• für Freihändige Vergabe Überschriften (z.B. in § 24 VOL/A) sowie Textformulierungen beachten !
  
  
  • Angebotsfrist - § 18 Nr. 1 VOL/A
  • Ablauf der Frist Nr. 1 - § 18 VOL/A
  • Entschädigung für Unterlagen (Selbstkosten der Vervielfältigung -) - § 20 VOL/A nicht bei Freihändiger Vergabe bzw. beschränkter Ausschreibung
  • Abforderungsfrist - vgl. § 17 Nr. 1 II f VOL/A
  • Stelle, die die Verdingungsunterlagen abgibt - vgl. § 17 Nr. 1 II f) VOL/A
  • Bindefrist - § 19 VOL/A
  • Zuschlagsfrist - § 19 VOL/A

* Eingang der Angebote - § 18 sowie § 22 Nr. 1 VOL/A

• Eingangsvermerk auf dem ungeöffneten Umschlag
• durch an der Vergabe nicht Beteiligten - "soll"
• Ablauf der angemessenen Angebotsfrist - § 18 Nr. 1 VOL/A

* Öffnung der Angebote - § 22 VOL/A - entsprechende Anwendung auf die Freihändige Vergabe (vgl. § 22 Nr. 6 IV VOL/A )

• Verhandlung unverzüglich nach Ablauf der Angebotsfrist (soll)
• Anwesenheit des Verhandlungsleiters und weiteren Vertreters des Auftraggebers - "muß"
• Keine Zulassung von Bietern - "sind nicht zuzulassen"
• Feststellung hinsichtlich der Angebote:
• ordnungsgemäß verschlossen ?
• äußerlich gekennzeichnet?
• Eingang bis zum Ablauf der Angebotsfrist bei der für den Eingang als zuständig bezeichneten Stelle?
• Öffnung mit vorbereitetem Niederschriftsformular:
• Name und Wohnort der Bieter:
• Endbeträge der Angebote:
• Andere den Preis betreffende Angaben:
• Einreichung von Nebenangeboten und/oder Änderungsvorschlägen sowie Name des Bieters:
• Kennzeichnung der Angebote in allen wesentlichen Teilen und einschließlich der Anlagen
• Sorgfältige Verwahrung der Angebote und der Anlagen sowie Aufbewahrung von Umschlägen (verspätete Angebote) und Beweismitteln ! Maßnahmen:
• Sicherstellung der Niederschrift - Unmöglichkeit der Zugänglichkeit für Bieter und Öffentlichkeit - Maßnahmen:
• Sicherung der Vertraulichkeit der Angebote und ihrer Anlagen! Maßnahmen:
• Beweissicherung ! Maßnahmen:
• Verwertung der Angebotsunterlagen nur für das Vergabeverfahren oder vorherige schriftliche Vereinbarung ! Maßnahmen:
• Gewerblicher Rechtsschutz ? Vgl. § 21 Nr. 3 III VOL/A - Sicherstellung der Kenntnisse auf die mit der Sache befaßten Personen - Maßnahmen:
• Besondere Aufführung der folgenden Angebote in der Niederschrift ?

• nicht ordnungsgemäß verschlossen?
• nicht äußerlich gekennzeichnet ?
• verspätet eingehend?
  
  
  • Eingang von Angeboten nach Schluß der Öffnungsverhandlung - Aufnahme in einen Nachtrag
  • mit Vermerk
  • der Eingangszeit:
  • bekannte Gründe für nicht ordnungsgemäß verschlossen, nicht äußerlich gekennzeichnet, nicht rechtzeitig und nicht bei der zuständigen Eingangsstelle:
  • Vollständige Niederschrift !
  • Unterschrift durch Verhandlungsleiter und Vertreter ?

Die Niederschrift über die Öffnungsverhandlung hat die Vermutung der Richtigkeit für sich - will die Vergabestelle später darüber hinaus Gehendes z.B. in einem Streitverfahren einbringen, trägt Sie die Darlegungs- und Beweislast etwa dafür, daß ein Angebot nicht ordnungsgemäß verschlossen, nicht rechtzeitig etc. war !

* Inhalt der Angebote - § 21 VOL/A - hier handelt es sich im Grunde um eine Information der Bieter, die diese vor Angebotsabgabe beachten müßten, was leider vielfach nicht der Fall ist - die entsprechenden Voraussetzungen für einwandfreie Angebote werden teils bereits bei der Öffnung (§ 22 Nr. 2 f VOL/A), dann bei der Prüfung (§ 23 Nr. Nr. 1 und 2 VOL/A) , ferner in "Aufklärungsverhandlungen" (§ 24 VOL/A - Achtung absoluter zu begründender Ausnahmefall !) sowie letztlich bei der Wertung nach § 25 Nr. 1 VOL/A bearbeitet !

• Preise ? - Vgl. § 21 Nr. 1 I VOL/A; § 22 Nr. 4 a VOL/A; § 23 Nr. 2 VOL/A
• Geforderte Angaben und Erklärungen ? - § 21 Nr. 1 I VOL/A
• Beifügung erforderlicher Erläuterungen ?- § 21 Nr. 1 I S. 2 VOL/A
• Rechtsverbindliche Unterschrift - Digitale Unterschrift? - § 21 Nr. 1 II VOL/A; § 23 Nr. 1 b) VOL/A; § 25 Nr. 1 I b) VOL/A - § 15 Vergabeverordnung 2010
• Zweifelsfreie Änderungen und Eintragungen ?§ 21 Nr. 1 II VOL/A; § 23 Nr. 1 c) VOL/A; § 25 Nr. 1 I c) VOL/A
• Unzulässige Änderungen und Ergänzungen ? § 21 Nr. 1 III VOL/A; § 23 Nr. 1 d) VOL/A; § 25 Nr. 1 I d) VOL/A
• Kennzeichnung von Mustern und Proben als zum Angebot gekennzeichnet ? - § 21 Nr. 5 VOL/A
• Nebenangebote/Änderungsvorschläge auf besonderer Anlage und deutlich gekennzeichnet ? § 21 Nr. 2 VOL/A
• Angabe bestehender oder beantragter gewerblicher Schutzrechte (Patent, Gebrauchsmuster, Geschmacksmuster, Marke bzw. Urheberrecht) ? § 21 Nr. 3 I VOL/A
• Benennung der Mitglieder und eines bevollmächtigten Vertreters der Mitglieder von Arbeitsgemeinschaften? Fehlen der Angabe der Mitglieder oder des Vertreters ? Sicherstellung der Beibringung vor Zuschlagserteilung ? - § 21 Nr. 4 VOL/A
• Verlangen der Rückgabe von Entwürfen, Ausarbeitungen, Mustern und proben bereits im Angebot für den Fall der Nichtberücksichtigung ? Sicherstellung der Rückgabe ? - § 21 Nr. 5 VOL/A

Diese sich aus dieser Zusammenstellung ergebenden Mindestvoraussetzungen für ein ordnungsgemäßes, vollständiges Angebot müßten im Grunde sämtliche Bieter kennen und beachten ! Dem ist leider nicht so.
Viele Vergabestellen bemühen sich daher um entsprechende Aufklärung der Bieter, um zu verhindern, daß eine Aufhebung der Ausschreibung nach § 26 Nr. 1 a) VOL/A zu veranlassen ist. Die Ausschreibung hat dann zwar den "Vorteil", daß man eine Freihändige Vergabe durchführen kann, sofern nach § 3 Nr. 4 n) VOL/A "eine erneute Ausschreibung kein wirtschaftliches Ergebnis verspricht". Zu diesem Schritt gelangt die Vergabestelle indessen erst nach der Prüfung - vgl. § 23 Nr. 1 VOL/A - , falls diese durchgeführt wird ("nicht geprüft zu werden brauchen") sowie eventuellen Zweifels-/Aufklärungsverhandlungen - vgl. § 24 VOL/A

• Prüfung der Angebote - § 23 VOL/A

• Ausschluß von der Prüfung - Vorsicht, dies ist zu begründen ! Gleichbehandlungsgebot und Diskriminierungsverbot beachten ! Gleiche Fehler sind gleich zu behandeln ! Unterschiedliche Behandlungen sind trotz der Formulierung des § 23 Nr. 1 VOL/A - "nicht geprüft zu werden brauchen" - nicht zulässig ! Im einzelnen gilt, daß "nicht geprüft zu werden brauchen" Angebote, die
• nicht ordnungsgemäß sind - nicht verschlossen, nicht bei der zuständigen Eingangsstelle eingegangen und als solche nicht äußerlich gekennzeichnet worden sind:
• schuldhaft verspätet eingegangen sind:
• nicht rechtsverbindlich unterschrieben sind:
• mit vorgenommenen Änderungen oder Ergänzungen an den Verdingungsunterlagen versehen sind:
  
  
• Begründung für den Verzicht auf die Prüfung:
  
  
• Begründung für den Nichtverzicht auf die Prüfung:
  
  
• Entscheidung für eine Aufklärungsverhandlung nach § 24 VOL/A - Gründe und Nachweis - keine Ungleichbehandlung und Diskriminierung:
  
  
• Einzelprüfung der ("übrigen") einwandfreien Angebote auf
• Vollständigkeit:
• rechnerische Richtigkeit:
• fachliche Richtigkeit:
• Festhalten der für die Beurteilung der Wirtschaftlichkeit der einzelnen Angebote maßgeblichen Gesichtspunkte:
• Erhebliche Gesichtspunkte für die Beurteilung der Wirtschaftlichkeit - in der Regel bleibt hier vor allem der Preisvergleich, denn die angeblichen Gesichtspunkte, die hier zum Tragen kommen sollen, sind bei ordnungsgemäßer Durchführung Bestandteil der Verdingungsunterlagen - die Abweichung führt regelmäßig zum Ausschluß
• Beziehung eines Sachverständigen (im nationalen Vergabeverfahren selten!) - Notwendigkeit und Begründung - Kosten:
• Aktenvermerk über das Ergebnis der Prüfung nach § 23 Nr. 1 und § 23 Nr. 2 VOL/A:
  
  
• Verhandlungen mit Bietern - § 24 VOL/A - Ausnahmefall ! Absolute Ausnahmevorschrift - Begründung erforderlich - keine Ungleichbehandlung und Diskriminierung - keine "Rettungsversuche" bei eindeutig auszuschließenden Angeboten ! Bevor man in entsprechende Verhandlungen geht, müssen die nachfolgenden Punkte vor der Entscheidung für diese "Ausnahmeverhandlungen" durchgearbeitet werden - vorher denken, nicht erst in der Verhandlung - erhebliche Gefahren:
  
  
• Unzulässigkeit der Verhandlungen über Änderungen der Angebote oder Preise - Nachweis, daß dies nicht vorliegt:
  
  
• Ausnahmen vom Verhandlungsverbot sind - und damit zulässige - Verhandlungen
  
  
• mit dem Bieter
• • mit dem wirtschaftlichsten Angebot - vorgezogene Wertung oder durchgeführt Wertung nach § 25 Nr. 3 VOL/A (meist der Preis alleiniges Wertungskriterium !)
  • mit Nebenangebot/Änderungsvorschlag - kein Ausschluß von Nebenangeboten/Änderungsvorschlägen
  • oder bei funktionaler Leistungsbeschreibung
  • im Rahmen der geforderten Leistung - vgl. Verdingungsunterlagen
  • über notwendige technische Änderungen geringen Umfangs - vgl. Verdingungsunterlagen
  • mit entsprechender Preisanpassung.
• Diese Fälle sind selten - im Grunde hat der betreffende Bieter ohnehin den Wettbewerb bereits gewonnen, da er das wirtschaftlichste Angebot gemäß § 25 Nr. 3 VOL/A angeboten hatte !
• Es geht folglich nur noch geringfügige Veränderungen unter Beachtung z.B. von Nebenangeboten/Änderungsvorschlägen - nicht aber um ein totale Veränderung der Leistungsbeschreibung, weil diese etwa überholt ist (z.B. bei Bekanntmachung bereits überholt - meist schwerer vorhersehbarer Fehler - problematische Aufhebung nach § 26 VOL/A - Vorhersehbarkeit bei Fertigstellung der Vergabeunterlagen führt zu unzulässigen Aufhebung - eventuell Erstattung des Aufwands für die Angebotsbearbeitung - Fehler rächen sich spätestens jetzt !)
• Ausnahme "Zweifelsfall" - Aufklärungsverhandlung bei ansonsten einwandfreien Angeboten - enge Voraussetzungen - Verhandlungen nur zulässig in folgenden Fällen - keine Rettungsversuche unzulässiger auszuschließender Angebote ! - Nur im Zweifelsfall - Grund - Nachweis von Zweifelsfall und Grund:
• Zweifel über das Angebot:
• Zweifel über den Bieter:
• Durchzuprüfende Aufklärungspunkte:
• Nachzufordernde Angaben:
• Verweigerung oder Nichtverweigerung der angeforderten Erklärungen und Angaben:
• Ausschluß:
  
  
• Nichtausschluß - Gründe - erfolgt der Nichtausschluß, so kann der "Aufklärungspunkt" nicht erheblich gewesen sein, wäre er erheblich, so mü0te Ausschluß erfolgen - spätestens hier stellt sich möglicherweise die überflüssige Aufklärungsverhandlung heraus - Vorsicht vor Diskriminierung bzw. Ungleichbehandlung - hier sind Gründe anzuführen:
  
  
• Weitere Ausnahme: Freihändige Vergabe - Zulässigkeit folgt aus der Überschrift; denn die Freihändige Vergabe ist keine Ausschreibung - kein "förmliches Verfahren" (vgl. § 3 Nr. 1 III VOL/A). Aber auch hier sind Bevorzugungen verboten - keine Ungleichbehandlung und Diskriminierung !
• Vertraulichkeit der Verhandlungen - Sicherstellung - Maßnahmen - Nachweis/Beweissicherung:
  
  
• Schriftliche Niederlegung von Grund und Verhandlungsergebnis:
  
  
• Vergabeverfahren - Aktenzeichen:
  
  
  • Öffentliche Ausschreibung:
  • Beschränkte Ausschreibung:
  • Freihändige Vergabe:
  
  
• Verhandlungsleiter:
  
• Weiterer Mitarbeiter der Vergabestelle - Protokollführer:
  
  
• Bieter:
  
  
• Einladung zur Verhandlung:
  
  
• Verhandlungstag:
  
  
• Verhandlungszeit:
  
  
• Verhandlungsort/:
  
  
• Verhandlungsgrund - konkret und nachweisbar:
  
  
  • Zweifelsfall - Bieter?
  • Zweifelsfall - Angebot - Punkt/e:

• Bieter mit
• dem wirtschaftlichsten Angebot:
• und einem Angebot aufgrund funktionaler Leistungsbeschreibung:
• oder
• Nebenangebot:
• oder
• Änderungsvorschlag:
• Verhandlungen im Rahmen der geforderten Leistung - keine totale Abänderung der Leistungsbeschreibung/Verdingungsunterlagen -
• über folgende technische Änderungen:
• notwendige Änderungen - nachweisbar:
• technische Änderungen geringen Umfangs (quantitative/qualitative Abgrenzung: statt X-technischem Detail ähnliches Y-technisches Detail !) - Nachweis des geringen Umfangs im Vergleich zur Gesamtleistung - Preisanteil - Nebenteil oder "Kernbereich":
• Preisanpassung - Ergebnis - geringfügige Abweichung/Differenz zum Angebotspreis - Vereinbarung:
  
  
• Verhandlungsbeginn:
• Verhandlungsende:
• Verhandlungsergebnis:
• Ort, Datum Versammlungsleiter/in Protokollführer/in
• • Wertung der Angebote - § 25 VOL/A
  • Wertung - Stufe 1 - § 25 Nr. 1 VOL/A - "Entweder-oder-Prinzip"
  • Wertung - Stufe 2 - § 25 Nr. 2 I VOL/A - keine Zuverlässigkeit oder keine Fachkunde oder keine Leistungsfähigkeit - "UFAB II" - nicht mehr anwendbar, da überholt !
  • Ausschluß
  • Wertung - Stufe 2 - § 25 Nr. 2 II VOL/A - "Dumpingpreis"
  • "ungewöhnlich niedrige Angebote" im Verhältnis zur Leistung
  • Überprüfung der Einzelposten
  • Anforderung von Belegen
  • Preisüberprüfungsergebnis
  • Unbelegter Preis:
  • Verdrängungswettbewerb:
  • Vernichtungswettbewerb:
  • Boykott:
  • Berücksichtigung des Ergebnisses der Preisüberprüfung:
  • Ausschluß
  • Wertung - Stufe 2 - § 25 Nr. 2 III VOL/A- "Mondpreis"
  • Unwirtschaftlicher Preis
  • Offenbares Mißverhältnis von Preis und Leistung
  • Ausschluß
  • Kein Ausschluß - kein "Mondpreis":

Achtung strikte Trennung der bisherigen Wertung vor dem nächsten Schritt, der "eigentlichen" Wertung

• Wertung nach § 25 Nr. 3 VOL/A - "wirtschaftlichstes Angebot"
• Preis als alleiniges Wertungskriterium - § 25 Nr. 3 VOL/A
• Zusätzliche Kriterien nach § 25 Nr. 3 VOL/A
• Begründung - Test - weitere Kriterien - meist nicht neben dem Preis begründbar - Kontrolle: Bestandteil der Leistungsbeschreibung ?
• Keine "Doppelwertung" nach § 25 Nr. 2 I VOL/A
• Kein Zuschlag an den "Falschen"
• Aufhebung der Ausschreibung - § 26 VOL/A
• Im Zeitpunkt der Bekanntmachung/Aufforderung zur Abgabe von Angeboten nicht "vorhersehbar" - gefährlich: "unbegründbare Aufhebung" - Erstattung des Aufwands für die Bearbeitung des Angebots - Schadensersatz bei Inanspruchnahme durch nichtberücksichtigten Bieter
• Kein Angebot entsprechend den Verdingungsunterlagen
• "Unvorhersehbare" wesentliche Änderung der Grundlagen der Ausschreibung
• Ausschreibung ohne wirtschaftliches Ergebnis
• Aufhebung wegen anderer schwerwiegender, nicht "vorhersehbarer" Gründe
• Teilweise Aufhebung bei Losen oder Nichtausschluß von Nebenangeboten und Änderungsvorschlägen
  
  
  • Keine volle Abdeckung des ausgeschriebenen Bedarfs durch wirtschaftlichstes Angebot
  • oder Entgegenstehen "unvorhersehbarer" schwerwiegender Gründe der Vergabe der gesamten Leistung
• Aktenvermerk über Gründe der Aufhebung
• Kein Angebot entsprechend den Ausschreibungsbedingungen
• "Unvorhersehbare" wesentliche Änderung der Grundlagen der Ausschreibung:
• Ausschreibung ohne wirtschaftliches Ergebnis:
• Aufhebung wegen anderer schwerwiegender, nicht "vorhersehbarer" Gründe:
• Teilweise Aufhebung bei Losen oder Nichtausschluß von Nebenangeboten und Änderungsvorschlägen:
  
  
  • Keine volle Abdeckung des ausgeschriebenen Bedarfs durch wirtschaftlichstes Angebot:
  • oder Entgegenstehen "unvorhersehbarer" schwerwiegender Gründe der Vergabe der gesamten Leistung:
• Benachrichtigung der Bieter von der Aufhebung der Ausschreibung
  
• Bekanntgabe der Gründe
• Kein Angebot entsprechend den Ausschreibungsbedingungen
• "Unvorhersehbare" wesentliche Änderung der Grundlagen der Ausschreibung
• Ausschreibung ohne wirtschaftliches Ergebnis
• Aufhebung wegen anderer schwerwiegender, nicht "vorhersehbarer" Gründe
• Teilweise Aufhebung bei Losen oder Nichtausschluß von Nebenangeboten und Änderungsvorschlägen
  
  
  • Keine volle Abdeckung des ausgeschriebenen Bedarfs durch wirtschaftlichstes Angebot
  • oder Entgegenstehen "unvorhersehbarer" schwerwiegender Gründe der Vergabe der gesamten Leistung
• Zulässigkeit der neuen Ausschreibung oder Freihändigen Vergabe nur nach vorheriger vollständiger oder teilweise Aufhebung der vorherigen Ausschreibung über denselben Gegenstand
• Im nationalen Vergabeverfahren keine Benachrichtigung der nicht berücksichtigen Bieter vor dem Zuschlag
• Zuschlagsvorbereitung
• Einhaltung der Zuschlagsfrist
• Ablauf der Zuschlagsfrist - § 19 VOL/A
• Verlängerung der Zuschlagsfrist mit den in Betracht kommenden Bietern - vgl. § 28 Nr. 2 II VOL/A
• Verpäteter Zuschlag nach Ablauf der Zuschlagsfrist
• Rechtzeitige Annahme des verspäteten Zuschlags (Antrag) durch Bieter
• Rechtzeitiger Zuschlag innerhalb der Zuschlagsfrist = Annahme - vgl. § 28 Nr. 2 I VOL/A
• Schriftform des Zuschlags
• Nachholung der Schriftform
• Beweissicherung für Zugang des Zuschlags
• Besondere Vertragsurkunde
• Vorbereitung der Vertragsurkunde und einverständliche Unterzeichnung
• Mitteilung an nichtberücksichtigte Bieter auf Antrag - vgl. § 27 VOL/A
• Vergabevermerk
• Nachholung des Vergabevermerks
• Leistungsbeschreibung in "zentrales Archiv"
• Begründung der Nichtaufnahme in "zentrales Archiv"
• Beendigung des Vergabeverfahrens
• Abwicklungskontrolle

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