Wie nutzen Sie das System Vergabeprofi?

Herzlichen Glückwunsch !
Sie haben sich für ein gutes System entschieden. Es wird Ihre tägliche Arbeit auch in schwierigen und ausgefallenen Vorgängen unterstützen - ob als Mitarbeiter/in einer Vergabestelle oder auch z. B. als Bewerber oder Bieter. Wir haben Ihnen zahlreiche Beispiele und Hinweise zusammengestellt - wir wünschen Ihnen viel Erfolg und viel Spaß beim Lesen unserer kleinen Benutzeranweisung, die für dieses System erfreulicherweise nicht besonders umfangreich sein mußte.

Bitte beachten Sie die leider laufenden ÄNDERUNGEN durch die VERGABERECHTSREFORMEN 2016 (GWB, VgV, Sektorenverordnung, UVgO.
Bitte unbedingt die in regelmäßigen Abständen abrufbaren Informationen ( Home) beachten.



Vergabeprofi und Vergabetip

Der Vergabeprofi ist für das erfolgreiche Verfahren der Vergabestelle vorgesehen.
Der  Vergabetip dient der aktuellen Information .

Wie nutzen Sie das System Vergabeprofi?

Wir haben Ihnen zahlreiche Beispiele und Hinweise zusammengestellt - wir wünschen Ihnen viel Erfolg und viel Spaß beim Lesen unserer kleinen Benutzeranweisung, die für dieses System erfreulicherweise nicht besonders umfangreich sein mußte.

Wir haben uns bemüht, trotz der Schwierigkeiten und Komplikationen der Verfahren alles für Ihre tägliche Arbeit so einfach und durchsichtig wie möglich zu gestalten.

CITO EXPERT Prof. Dr. Harald Bartl Hinweise und Hilfen
Vergabeprofi ist ein in jahrelanger Arbeit entwickeltes Experten-System zur effektiven, zeitsparenden und konsequenten Unterstützung Ihrer Vergabeverfahren.

Das System bietet Ihnen den Ablauf von der Beschaffungsidee bis zum Vergabevermerk - Dokumentation einen vollständigen und geschlossenen Rahmen für die Erstellung Ihrer transparenten Vergabeakte.

So wie in diesem Text z.B. Vergabestelle fett und unterstrichen dargestellt ist, ist dies der Hinweis auf einen entsprechenden Link, bei dessen Anclicken Sie auf die Seite gelangen, auf der der Begriff Vergabestelle mit weiteren verweisenden Links etwa auf Beschaffungsstelle oder Bedarfsstelle erläutert und in den Gesamtzusammenhang gestellt ist.

In vielen "Links" finden Sie praktische Hinweise und Tips für das weitere Vorgehen. Sie werden auf Gefahren und Probleme hingewiesen. Dort, wo die Entwicklung noch in Fluß ist, erfolgt ein Hinweis auf den aktualisierenden www.Vergabetip.de, durch den Sie über Änderungen, Ergänzungen oder neue Hilfen, neue Literatur und Rechtsprechung etc. hingewiesen werden.

Grundsätzlich gilt als Prinzip des Systems: Kein wichtiger Begriff ohne weiterverweisenden Link ! Das spart Zeit und Mühe.

Wie gehen Sie am besten weiter vor ?
Öffnen Sie Ihren Browser und wechseln Sie auf die Webseite www.vergabetip.de. Dort finden Sie eine Übersicht:

Steigen Sie ein in moderne Vergabeverfahren -

• in einer Vergabestelle oder in einem Unternehmen
• Bewerber/Bieter
• Wie nutzen Sie das System Vergabeprofi ?

• Steigen Sie also ein in ein neue Dimension der Verfahren!
• und natürlich die Vermeidung der größten Fehler in Vergabeverfahren vorab !

Über diese Menüliste gelangen Sie direkt zu den entsprechenden Inhalten und können sich so leicht z.B. über "Zuschlag", "Wertung" oder "Leistungsbeschreibungen" informieren.

Empfehlenswerte weitere Schritte
Am besten steigen Sie auf der Startseite in den Link "die erfolgreichen Vergabeverfahren" ein.

Sie können auch direkt auf "die Empfehlungen" clicken. Dadurch erreichen Sie z.B. eine Zusammenstellung des Ablaufs der nationalen und der EU-Verfahren - es zeigt Ihnen die Vorgehensweise in den einzelnen Vergabeverfahren auf. Über "Vergabeverfahren 2000" und "Neue Medien im Beschaffungswesen" gelangen Sie zum neuesten Stand des Vergabewesens. Über den "Vergabetip" erhalten Sie Ergänzungen, Erweiterung und Neuerungen auf schnelle und praktische Weise. Der "Vergabetip" enthält allerdings einen Teil für alle Interessenten sowie für geschlossene Benutzergruppe, die nur bei zugewiesenem Code und Anschluß an das System Zugriff haben. Nach unserer Auffassung sollten Sie auch diese Investition neben dem Vergabeprofi tätigen.

Auch für Bewerber und Bieter unerläßlich
Die Erkenntnis, daß es keinen Zweck hat, nur "einer Seite" zu helfen, hat dazu geführt, das System für beide Teile auszugestalten. Auch die Vergabestelle soll die Arbeitsweise der Bieter etc. kennen und umgekehrt. Informationsdefizite sind die größten "Feinde" eines erfolgreichen Vergabeverfahrens.

Bewerber und Bieter erhalten zahlreiche Hinweise für das Vergabeverfahren, können auf eine Vielzahl von Mustern (z.B. das Begleitschreiben zum Angebot) oder auch vielfältige Checklists zurückgreifen. Sie werden in fairer und offener Weise über vermeidbare Fehler informiert. Über den Link "Bietermarketing" können Sie das Wichtigste für eine erfolgreiche Arbeit mit der öffentlichen Hand zurückgreifen.

Link im Link - das große Plus
Innerhalb der einzelnen abrufbaren Links finden Sie wiederum eine Vielzahl von weiterverweisenden Links, die Ihnen Auskunft über den jeweiligen Begriff oder die weitere Vorgehensweise geben.

Empfehlungen zur Nutzung der Software Vergabeprofi
Wenn Sie nicht sattelfest in Vergabeverfahren sind, sollten Sie die nachfolgenden Empfehlungen unbedingt beachten. Leider ist das Vergabeverfahren kompliziert. Man kommt folglich - leider - regelmäßig nicht um die ca. 30 Schritte (nationales  Verfahren)  herum, wenn man halbwegs sicher gehen will. Hierbei sind die Komplikationen des EU-Verfahrens nicht miteingeschlossen, die nachfolgend in Fettdruck aufgeführt sind.

Wenn Sie sattelfest im Vergabeverfahren sind, können Sie von Muster zu Muster springen. Nutzen Sie auf jeden Fall auch die Checklists zur Kontrolle. Wir empfehlen Ihnen folgende Vorgehensweise:

1. Sie machen den Vorgang der Vergabe aktenkundig.
2. Sie stellen Ihre Zuständigkeit fest.
3. Sie legen die Vergabeakte mit Deckblatt an.
4. Sie stellen die Beteiligten der Vergabestelle am Vergabeverfahren fest, organisieren und koordinieren die entsprechende Zusammenarbeit.
5. Denken Sie an das Vorinformationsverfahren bei Auftragswerten über 750.000 Euro im EU-Verfahren.
6. Gehen Sie nach Anlage der Vergabeakte Schritt für Schritt weiter in der Reihenfolge vor:
7. Senden Sie den Beschaffungsantrag mit den Hinweisen für die Bedarfsstelle an die Bedarfstelle. Vermeiden Sie Doppelarbeit und die Nichtnutzung vorhandener Kenntnisse in der Beschaffungsstelle.
8. Wenn die Bedarfsstelle allein nicht in der Lage ist die Bedarfsanmeldung - Beschaffungsantrag - zu erstellen, empfiehlt sich die gemeinsame Durcharbeitung des Beschaffungsantrages.
9. Rücklauf des Beschaffungsantrages von der Bedarfsstelle zur Beschaffungsstelle.
10. Überprüfung, Auswertung und eventuelle Ergänzung des Beschaffungsantrages durch die Beschaffungsstelle.
11. Stellen Sie fest, ob Sie für die einzelnen der folgenden Schritte Sachverständige zur Klärung rein fachlicher Fragen auf Vorschlag der Berufsvertretungen etc. etc.

Der Link "Dimension der Verfahren"
Unter dem Link "Dimension der Verfahren" können sich beide Seiten optimal über Ablauf, Begriffe etc. schnell und unaufwendig informieren.

Der Link "Vergabeverfahren von Muster zu Muster mit Checklists" stellt das verfahren für den geübten Mitarbeiter der Vergabestelle dar. Anfänger oder weniger geübte Nutzer sollten sich einem Test unterziehen - Stichwort "Qualifikation der Mitarbeiter" oder "Qualifikation der Bieter" - , um Überraschungen zu vermeiden.

Wenn Sie z.B. "Dimension des Verfahrens" anclicken, geraten Sie auf eine weitere Seite, die zahlreiche Informationen für den jeweils Betroffenen, Vergabestelle, Beschaffungsstelle, Bedarfsstelle oder auch Bewerber und Bieter enthält. Die umfangreiche Seite sieht mit ihren zahlreichen Links wie folgt aus:

Mit dieser zuvor hier abgebildeten Seite stellen wir Ihnen ein umfangreiches Schnellinformationssystem zur Verfügung. Wenn Sie sich im System schon etwas auskennen, können Sie hier Ihren Weg direkt auswählen - z.B. "kleine Verfahren" etc.

Aufbau des Systems
Die folgende wahllos ausgewählte Seite "Nationales Vergabeverfahren" zeigt Ihnen die Funktionsweise des Systems. Auf dieser Seite finden sich zahlreiche weiteverweisende Links zu Sie zu den jeweiligen Mustern, Stichworten oder auch Texten führen.

Nationales Vergabeverfahren nach der VOL/A  Abwicklungsraster für Vergabeverfahren 2014

Die vorherigen Muster nutzen Sie bitte, um die noch bestehenden Lücken in den bisherigen Mustern hilfsweise zu füllen:

Muster nationales Vergabeverfahren
Von Muster zu Muster mit Checklist
Empfehlungen
Muster Kleine Vergabeverfahren
Muster Freiberuflerleistungen
Muster Schwellenwert
Für das nationale Vergabeverfahren nach der VOL/A gelten grundsätzlich folgende Voraussetzungen:

Soweit es sich um Aufträge im Bereich der Sektoren geht, sind die aktuellen  Schwellenwerte  zu beachten.

Wenn Sie die jeweiligen Links anklicken, gelangen Sie zu den weiterführenden Informationen oder Muster. Sie sehen also eindeutig, daß Sie nicht nur den jeweiligen Begriff etc. abrufen können, sondern auch die dahinterstehenden Erläuterungen und Hilfen.

Weiteres Beispiel

Begründungshilfen

Begründung Aufhebung
Begründung Ausnahmen der VOL/A
Begründung Ausnahmen Vergabeverfahren
Begründung Ausschluss Dumpingpreis
Begründung Ausschluß Mondpreis
Begründung Ausschluß
Begründung Besondere Dringlichkeit
Begründung besondere Dringlichkeit
Begründung der Ausnahmen im nationalen Verfahren
Begründung des Ausschlusses
Begründung Dringlichkeit, ausführlich
Begründung Dringlichkeit
Begründung EU-Verfahren
etc.

Eine wirkliche Hilfe
Wenn Sie aus diesem Fundus Begründungshilfen einen dieser Begriffe z.B. Begründung VOF-Verfahren anklicken, erhalten Sie eine vorformulierte Begründungshilfe, die Sie nur noch für Ihren konkreten Fall ausfüllen müssen.

In der jeweiligen Begründungshilfe finden sich wiederum weitere Links z.B. "Dringlichkeit" oder "Unaufschiebbarkeit". So wird Ihre Arbeit leicht und anschaulich erleichtert. Derartige Begründungshilfen stellen neben den Mustern einen Schwerpunkt des Systems dar, mit dem Sie auch schwierige Verfahren bewältigen können.

Von Muster zu Muster mit Checklists
Dieser Link ist ein Beispiel für die reibungslose Abwicklung nach diesem System. Sie klicken die Muster Schritt für Schritt an und übertragen sie für Ihre Bearbeitung in Ihre Vergabeakte. In den jeweiligen Mustern finden sie weitere Hinweise, die Sie nutzen können, oder auch Alternativen, auf die Sie im Einzelfall zurückgreifen können.

Große Verfahren
Bei umfangreicheren Verfahren etwa auch im EU-weiten Bereich oder bei SKR-Verfahren finden Sie vor den Verfahrensmustern Hinweise auf die Besonderheiten des jeweiligen Verfahrens und seine Durchführung. Diese Hinweise z.B. für die Bedarfsstelle erleichtern Ihnen die interne Arbeit und geben den betroffenen Fachabteilungen die entsprechende Aufklärung und Information, die nach aller Erfahrung fehlt. Wenn dies z.B. ein entsprechender Textteil wäre, so könnten Sie unter diesen Links die erforderliche Hilfe, Information oder Unterstützung finden.

Übertragen der Muster, Begründungshilfen oder auch Abwicklungsraster in die Vergabeakte
Sämtliche Textteile können Sie nach Markierung und Kopieren auf Ihre Vergabeakte übertragen - vom Deckblatt der Vergabeakte bis zum Vergabevermerk.

Abstrakte Hilfen
In dem System finden sich abstrakte Hilfen - rufen sie z.B. Leistungsbeschreibung ab - . Mit diesen abstrakten Hilfen gelangen zu einer sauberen Lösung, nämlich der eindeutigen, erschöpfenden und wettbewerbsgeeigneten Leistungsbeschreibung, die die VOL/A erfordert.

Interner Workflow
Für den internen Arbeitsablauf sollten Sie in Ihrem Hause vorhandenen Möglichkeiten nutzen und Zeit und Gänge sparen sowie auf die Versendung von Gedrucktem verzichten. Insofern sind freilich die Möglichkeiten in Ihrem Hause entscheidend. Beachten Sie auch bitte die umfangreichen Hinweise zur "Organisation" der Vergabestelle.

Zurückgehen und Vorwärtsschreiten
Wenn Sie einen Link aufgerufen haben, können sie durch Einmalklick sowie bei bestimmten Links durch Doppelclick mit der Maus auf die jeweilige Vorderseite zurückgehen. Sollte dies aus systeminternen Gründen nicht möglich sein, gehen sie bitte auf die Startseite oder Muster etc. zurück und beginnen Sie den Vorgang nochmals.

Bitte keine Fehler
Und machen Sie bitte keine Fehler als Beschaffungsstelle oder als Bieter - nutzen Sie unseren Geheimtip "Größte Fehler" mit seinen zahlreichen Links !

Größte Fehler in Vergabeverfahren

Übersicht:

1. Die Nichtbeachtung der allgemeine Grundsätze des Vergaberechts
2. Fehler der Vergabestelle
3. Die Fehler der Bewerber bzw. Bieter

1. Die Nichtbeachtung der allgemeinen Grundsätze des Vergaberechts

Zu beachten sind vor der

VOL/A

bzw. neben der VOL/A (teilweise Doppelregelungen) insbesondere aber auch die sich aus den §§ 97 ff

GWB

ergebenden allgemeinen Grundsätze des Vergabeverfahrens, die sich gegen nachfolgende Verstöße wenden:
• Verstoß gegen den Grundsatz der Vergabe im Wettbewerb - vgl. § 97 I GWB
• Verstoß gegen Transparenzgebot - vgl. § 97 I GWB
• Verstoß gegen Vertraulichkeitsgrundsatz
• Verstoß gegen den Gleichbehandlungsgrundsatz - vgl. § 97 II GWB
• Verstoß gegen den Verhältnismäßigkeitsgrundsatz (Rechtsprechung)
• Verstoß gegen das Prinzip der Förderung kleinere und mittlerer Unternehmen - vgl. § 97 III GWB
• Vergabe an nicht leistungsfähige, nicht fachkundige und nicht zuverlässige Unternehmen - vgl. § 97 IV GWB
• Stellung von Anforderungen über die Leistungsfähigkeit, Fachkunde und Zuverlässigkeit hinaus ohne Grundlage in einem Bundesgesetz oder Landesgesetz(?) - vgl. § 97 IV GWB
• Zuschlag nicht auf das wirtschaftlichste Angebot - vgl. § 97 V GWB

- hier endet der Auszug - klicken Sie im Stichwortverzeichnis "Größte Fehler" an.

Viel Erfolg
Nunmehr wünschen wir Ihnen mit Vergabeprofi viel Erfolg für Ihre Vergabeverfahren. Rückfragen oder Anregungen teilen Sie uns bitte über E-Mail mit. Wir werden dann entsprechend reagieren und Ihnen weiterhelfen, sofern Sie sich dem "Vergabetip" angeschlossen haben.

Diese Hinweis mögen genügen, um Sie mit dem System vertraut zu machen.

Das System ist wirklich einfach aufgebaut - trotz der großen Probleme und Schwierigkeiten.

Es beruht auf jahrelanger Erfahrung von Experten, die zu diesem System beigetragen und damit ein solches System erstmals geschaffen haben - mit einem Herz für Beschaffungsstellen und Bieter, deren tägliche Probleme bei der Lösung Pate standen.

Nochmals viel Spaß und keinen Ärger, sondern routiniertes erfolgreiches Arbeiten.

Mit freundlichen Grüßen

CITO Expert GmbH

Vergabeprofi für das erfolgreiche Verfahren
Vergabetip für die aktuelle Information

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Anmerkung: Letztmalig geändert am 20.10.2009 - frühere Änderungen: neue Schwellenwerte für 2008 und 2009 (Änderung Ende des Jahres für 2010 und 2011 durch Verordnung der EU) - vgl. ferner die bisher geltenden Fassungen der VgV 2006, VOL/A 2006, VOB/A 2006, VOF 2006 - Reform und Umsetzung der Richtlinien 2004/17/EG und 2004/18/EG - GWB-Änderungen sind bereits im GWB 2009 sowie der Sektorenverordnung 2009 umgesetzt

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